Một cuộn thép có thể nhìn rất giống cuộn bên cạnh, nhưng chỉ một khác biệt ở mác vật liệu, chiều dày hoặc mã lô đã đủ làm thay đổi kế hoạch sản xuất. Vì vậy, khâu nhận hàng nên bắt đầu từ thông tin nhận diện trên tem cuộn và chứng từ đi kèm, rồi mới đến việc sắp xếp vị trí lưu kho.

Dưới đây là bảy nhóm thông tin nên kiểm tra. Cách ghi trên tem có thể khác nhau theo nhà sản xuất, nên hãy đối chiếu với PO, phiếu giao và tài liệu của chính lô hàng thay vì suy đoán từ một ký hiệu đơn lẻ.

1. Tên sản phẩm và mác thép

Đọc đầy đủ mác thép hoặc mã hàng trên tem. Những ký hiệu gần giống nhau không mặc nhiên thay thế được cho nhau. Nếu PO ghi một mác cụ thể, kho cần ghi nhận đúng mã đó và chuyển trường hợp không khớp cho người phụ trách kỹ thuật hoặc mua hàng xác nhận trước khi cấp vào chuyền.

2. Chiều dày và chiều rộng

Đối chiếu quy cách danh nghĩa trên tem với đơn đặt hàng, kế hoạch cắt xẻ và phiếu giao. Cần phân biệt chiều rộng cuộn mẹ với chiều rộng thành phẩm dự kiến sau gia công. Nếu đơn hàng có thay đổi quy cách giữa chừng, hãy dùng phiên bản PO hoặc xác nhận mới nhất để tránh kiểm theo thông tin cũ.

3. Mã lô, mã cuộn hoặc số coil

Mã nhận diện riêng là chìa khóa để truy lại cuộn thép khi phát sinh chênh lệch về số lượng, chất lượng hoặc tiến độ. Ghi mã này vào biên bản nhập kho và gắn với vị trí lưu trữ. Ảnh chụp tem rõ nét giúp người kiểm tra sau này đối chiếu nhanh mà không phải di chuyển cuộn.

4. Nhà sản xuất và thông tin xuất xứ ghi trên chứng từ

Kiểm tra tên nhà sản xuất hoặc nhãn hiệu nếu tem thể hiện, sau đó so với bộ chứng từ được cung cấp. Không nên tự suy ra xuất xứ chỉ từ ngôn ngữ in trên tem hoặc màu bao gói. Khi cần hồ sơ phục vụ nghiệm thu, hãy yêu cầu đúng tài liệu gắn với mã lô tương ứng.

5. Trọng lượng từng cuộn và tổng lượng giao

Đối chiếu trọng lượng ghi trên tem, phiếu giao và kết quả cân thực tế theo quy trình của kho. Tổng trọng lượng nhiều cuộn cần khớp với lượng giao theo từng đợt, có lưu ý cách thể hiện trọng lượng cả bì và tịnh nếu chứng từ tách riêng. Sai lệch cần được ghi cụ thể theo mã cuộn, không chỉ ghi một con số tổng.

6. Số cuộn và tình trạng bao gói

Đếm số cuộn thực nhận, quan sát đai buộc, mép cuộn, lớp bảo vệ và dấu hiệu ẩm, móp hoặc xô lệch trong vận chuyển. Tem rách hoặc khó đọc cũng là một vấn đề truy xuất. Chụp ảnh hiện trạng trước khi tháo bao gói hoặc chuyển vị trí để có căn cứ trao đổi với bên giao hàng.

7. Sự khớp nhau giữa tem, PO và kế hoạch sản xuất

Chốt lại một dòng đối chiếu cho mỗi cuộn: mã cuộn, mác thép, quy cách, trọng lượng, số lượng và đơn hàng sử dụng. Nếu một trường không khớp, đánh dấu tạm chờ xác nhận và tách khỏi lô đã đủ điều kiện cấp phát. Người phụ trách có thể xác minh với nhà cung cấp, cập nhật chứng từ hoặc điều chỉnh kế hoạch sau khi có kết luận rõ ràng.

Một quy trình nhận hàng dễ thực hiện

1. Chuẩn bị PO, phiếu giao và danh sách quy cách cần nhận trước khi xe đến.
2. Chụp tem từng cuộn và ghi mã cuộn cùng vị trí dự kiến trong kho.
3. Đối chiếu bảy nhóm thông tin, ghi riêng các điểm chưa khớp.
4. Xác nhận số lượng, tình trạng và người xử lý trước khi đưa vật tư vào kế hoạch cắt xẻ.

Việc chuẩn hóa bước đối chiếu này giúp kho, mua hàng và sản xuất dùng cùng một dữ liệu. Nếu lô hàng được giao nhiều đợt, có thể kết hợp với cách chốt lượng và lịch giao theo từng đợt. Với đơn cắt xẻ có điều chỉnh, hãy tham khảo các điểm cần chốt trước khi chạy máy.

Cần đối chiếu quy cách, mã lô hoặc kế hoạch giao thép? Hãy gửi Taixin Group thông tin PO, quy cách, số lượng, thời điểm cần hàng và ảnh tem hiện có để đội ngũ trao đổi phương án phù hợp cho đơn hàng.